Geschäftslogik im Bestand: Die wichtigsten Regeln stehen in keinem Pflichtenheft

Geschäftslogik ist die Summe der Regeln, nach denen ein Programm entscheidet: welcher Preis gilt, wann ein Auftrag als erledigt zählt, wer eine Freigabe braucht. In einer gewachsenen Access- oder Excel-Lösung steht sie selten in einem Dokument, sondern verteilt in Abfragen, Formeln und Makros und in den Gewohnheiten der Menschen, die damit arbeiten.

Wo Geschäftslogik in einer Eigenlösung steckt

Wer eine Eigenlösung ablösen will, fragt zuerst, was sie tut. Die Antwort der Nutzer ist ehrlich und trotzdem unvollständig. Sie beschreiben die Masken, die sie jeden Tag öffnen, und die Schritte, die sie bewusst gehen. Was das Programm im Hintergrund erledigt, kennen sie nur als Ergebnis.

Die Regeln liegen an Stellen, die man lesen muss, statt nach ihnen zu fragen. In Abfragen, die Datensätze nach Bedingungen filtern, die niemand mehr begründen kann. In Formeln, die einen Aufschlag nur für bestimmte Kundengruppen rechnen. In Makros, die beim Speichern still ein zweites Feld verändern. Und in Nachschlagetabellen, deren Einträge über Jahre von Hand ergänzt wurden. Wie lange so ein Aufbau trägt, bevor er kippt, behandelt unser Lexikonartikel Excel als Datenbank.

Warum Befragen allein nicht reicht

Gespräche bleiben wichtig, denn nur sie erklären, warum eine Regel existiert. Aber sie finden nicht, was niemand mehr weiß. Oft hat die Person, die eine Lösung gebaut hat, längst andere Aufgaben oder den Betrieb verlassen, und die Nachfolger haben die Regeln geerbt, ohne sie je gesehen zu haben.

Deshalb arbeiten wir aus zwei Richtungen. Aus den Gesprächen entsteht eine Liste der Regeln, die der Betrieb kennt. Aus dem Lesen der Lösung entsteht eine zweite Liste der Regeln, die tatsächlich ausgeführt werden. Aufschlussreich ist die Differenz: Regeln, die niemand nennt, und Regeln, die jeder nennt, die im Programm aber gar nicht stehen.

Praktisch arbeiten wir dabei nie an der laufenden Datei. Die Lösung wird kopiert, samt Daten, und auf dieser Kopie lesen wir Abfragen und Makros, spielen typische Vorgänge durch und protokollieren, welche Felder sich verändern. Der Betrieb arbeitet in dieser Zeit ungestört weiter, und kein Versuch landet versehentlich in den echten Aufträgen.

1 561 Positionen: vergleichbar ist nicht gleich

Wie viel an einer einzigen Regel hängt, zeigt ein Vorhaben aus der Lebensmittelbranche, in dem Preissprünge im Einkauf automatisch gemeldet werden sollten. Die naheliegende Regel, jede Preisänderung zu melden, erzeugte Meldungen, die keine waren, weil sie Einkäufe gegeneinanderstellte, die sich nicht vergleichen ließen. Erst die Regel, nur vergleichbare Einkäufe zu vergleichen, machte die Meldungen brauchbar: 1 561 Positionen wurden neu bewertet, die unvergleichbaren Sprünge fielen heraus, und kein echter Alarm ging dabei verloren.

Die Lehre für jede Ablösung: Eine Regel, die im Kopf einfach klingt, hat im Datenbestand Ausnahmen. Man findet sie nicht am Whiteboard, sondern indem man die Regel auf echte Daten anwendet und jedes überraschende Ergebnis erklärt, bevor es in die neue Anwendung übernommen wird.

Für eine Eigenlösung heißt das: Jede Regel, die wir aus einer Abfrage oder einem Makro lesen, wird gegen den vorhandenen Datenbestand laufen gelassen. Liefert sie für einen Teil der Vorgänge ein anderes Ergebnis, als die Mitarbeiter erwarten, ist das kein Fehler der Prüfung, sondern der Hinweis auf eine Ausnahme, die bisher nur im Kopf existierte. Genau diese Ausnahmen gehen bei einer Neuentwicklung ohne Bestandsaufnahme zuerst verloren.

Geschäftslogik festhalten: Regel, Beispiel, Prüffall

Jede gefundene Regel halten wir in drei Teilen fest. Die Regel in einem Satz, den auch ein Sachbearbeiter versteht. Ein Beispiel aus dem echten Bestand, an dem sie greift. Und ein Prüffall, der in der neuen Anwendung automatisch läuft und anschlägt, wenn die Regel verletzt ist. So wird aus Wissen im Kopf eine Dokumentation, die nicht veraltet, weil sie bei jeder Änderung mitgeprüft wird.

Zwei Grenzen gehören dazu. Manche Regel entpuppt sich beim Lesen als Fehler, der jahrelang niemandem aufgefallen ist. Ob sie in der neuen Anwendung korrigiert oder bewusst beibehalten wird, entscheidet der Betrieb, nicht wir. Und Regeln für Fälle, die im Datenbestand nie vorgekommen sind, findet auch das gründlichste Lesen nicht; für sie bleibt nur die Frage an die Fachabteilung.

Wie wir das in einem Auftrag machen

Das Auslesen der Geschäftslogik ist bei uns der erste Arbeitsschritt jeder Ablösung und steht als eigene Lieferung im Angebot: eine Regelliste mit Beispielen, die der Betrieb durchsieht und bestätigt. Auf ihr bauen Datenmodell, Prüffälle und die Abnahmekriterien der späteren Etappen auf. Warum dieses Wissen nicht wieder bei einer einzelnen Person landen darf, beschreibt der Artikel über Wissensinseln in der Software; wie die Ablösung danach weitergeht, steht unter Softwareentwicklung.