Festpreis oder Tagessatz: Welche Abrechnung zu welcher Phase einer Ablösung passt

Ein Festpreis legt die Vergütung für ein beschriebenes Ergebnis vorab fest, ein Tagessatz vergütet jeden tatsächlich geleisteten Arbeitstag. Beide Modelle verteilen vor allem ein Risiko: Wer trägt es, wenn die Arbeit mehr Aufwand kostet als gedacht? Beim festen Preis liegt es beim Auftragnehmer, bei Abrechnung nach Aufwand beim Auftraggeber.

Festpreis und Tagessatz: zwei Arten, Risiko zu verteilen

Beim festen Preis kalkuliert der Auftragnehmer den Aufwand, rechnet einen Aufschlag für Unwägbarkeiten ein und bindet sich an die Summe. Braucht er mehr Zeit, geht das zu seinen Lasten; braucht er weniger, profitiert er. Der Auftraggeber kennt seine Kosten, bezahlt aber den Risikoaufschlag mit, auch wenn das Risiko nie eintritt.

Bei Abrechnung nach Tagen zahlt der Auftraggeber genau den Aufwand, der entsteht, ohne Aufschlag für Unwägbarkeiten. Dafür kennt er die Endsumme erst am Schluss. Er muss selbst beurteilen, ob der Aufwand angemessen ist, und hat wenig Hebel, wenn er es nicht ist.

Welches Modell am Ende günstiger ist, lässt sich vorab nicht sagen. Bei gut beschriebenen Vorhaben mit wenig Unbekannten liegt eine feste Summe nahe am tatsächlichen Aufwand. Je mehr offen ist, desto höher fällt der Aufschlag aus, und desto eher zahlt der Auftraggeber für ein Risiko, das eine bessere Vorbereitung verkleinert hätte.

Welche Abrechnung zu welcher Vertragsform gehört

Rechtlich sind Vergütungsmodell und Vertragsform zwei getrennte Fragen. Ein Werkvertrag kann nach Aufwand abgerechnet werden, eine Beratung zu einem Pauschalbetrag. In der Praxis gehören sie trotzdem zusammen: Wer ein beschriebenes Ergebnis mit Abnahme schuldet, kann dafür einen festen Preis nennen. Wer Beratung oder Begleitung mit offenem Ergebnis leistet, rechnet sinnvollerweise nach Aufwand ab, am besten mit einer vereinbarten Grenze.

Heikel wird die Kombination aus offener Tätigkeit, Abrechnung nach Tagen und einer Person, die über lange Zeit im Betrieb des Auftraggebers mitarbeitet. Solche Konstellationen sehen sich Behörden und Gerichte genauer an, weil sie sich vom beauftragten Werk entfernen.

Wann ein Festpreis seriös kalkuliert ist

Ein fester Preis ist nur so gut wie die Beschreibung, auf der er beruht. Belastbar wird er, wenn drei Dinge vorher feststehen: was genau geliefert wird, woran die Abnahme gemessen wird und was der Auftraggeber beisteuert. Fehlt eines davon, rechnet der Auftragnehmer entweder einen hohen Aufschlag ein oder streitet später über jeden Nachtrag.

Wie sich Umfang und Kriterien prüfbar festhalten lassen, beschreibt die Leistungsbeschreibung. Umgekehrt gilt: Wer für ein unklares Vorhaben sofort eine Pauschale nennt, hat das Risiko entweder nicht erkannt oder plant, es über Nachträge zurückzuholen.

Festpreis bei der Ablösung einer Eigenlösung: erst lesen, dann festlegen

Die Ablösung einer gewachsenen Access- oder Excel-Lösung zeigt das Problem besonders deutlich. Bevor die alte Lösung gelesen ist, weiß niemand, wie viele Regeln in Abfragen und Makros stecken und in welchem Zustand die Daten sind. Eine feste Summe für die gesamte Ablösung wäre zu diesem Zeitpunkt geraten.

Deshalb trennen sich die Phasen. Die Bestandsaufnahme, also das Auslesen der alten Lösung und die Empfehlung zur Reihenfolge, wird nach Aufwand mit vereinbarter Kostengrenze abgerechnet. Aus ihrem Ergebnis entstehen Bereiche mit beschriebenem Umfang, und für jeden davon lässt sich ein fester Preis mit eigener Abnahme nennen, weil die Unbekannten nun benannt sind.

Änderungswünsche und Kostengrenze

Beim festen Preis kommt es auf ein vereinbartes Verfahren für Änderungen an. Während einer Ablösung fallen dem Betrieb Verbesserungen ein, die die alte Lösung nie hatte. Jede davon wird beschrieben, bewertet und entweder als Nachtrag beauftragt oder in einen späteren Bereich verschoben. Ohne dieses Verfahren verschwimmt die Grenze des ursprünglichen Auftrags. Beide Seiten sollten deshalb auch wissen, wer im Betrieb einen Nachtrag freigeben darf.

Bei Abrechnung nach Aufwand übernimmt die Kostengrenze diese Rolle: Ist der vereinbarte Rahmen erreicht, wird angehalten und neu entschieden, statt stillschweigend weiterzuarbeiten.

Wie wir Angebote für Ablösungen rechnen

Die Bestandsaufnahme einer Eigenlösung rechnen wir nach Aufwand mit Kostengrenze ab und liefern als Ergebnis eine Regelliste und eine Empfehlung, die im Angebot beschrieben sind. Die Umsetzung jedes Bereichs bieten wir danach als Werkvertrag mit Festpreis, Abnahmekriterien und Verfahren für Nachträge an; der Zeitrahmen steht im Angebot. Wie eine solche Ablösung abläuft, beschreibt die Seite Softwareentwicklung.